電子檔案管理軟件解決方案-運籌軟件

政務(wù)服務(wù)事項電子文件以單個辦件為基本單位分兩個階段歸檔,一般由系統(tǒng)自動進(jìn)行:

a)第一階段是在一體化在線平臺上進(jìn)行的預(yù)歸檔,這一階段對電子文件及元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和整理,形成完整的歸檔信息包,并進(jìn)行清點和生成驗證消息;這一階段工作在業(yè)務(wù)部門預(yù)歸檔時已經(jīng)完成。

b)第二階段是脫離一體化在線平臺(或脫離一體化在線平臺的業(yè)務(wù)歸檔模塊),將歸檔信息包通過數(shù)據(jù)交換平臺交換到電子檔案管理系統(tǒng)上進(jìn)行的正式歸檔,這一階段進(jìn)行歸檔信息包的數(shù)據(jù)交換、歸檔檢測、整理編目等過程,形成政務(wù)服務(wù)事項電子檔案。

1 數(shù)據(jù)采集

系統(tǒng)可在線或離線接收經(jīng)過定義格式的電子檔案數(shù)據(jù)。檔案數(shù)據(jù)格式可以進(jìn)行配置。在數(shù)據(jù)接收過程中依據(jù)檔案著錄規(guī)則對導(dǎo)入數(shù)據(jù)進(jìn)行完整性、唯一性校驗，確保數(shù)據(jù)完整準(zhǔn)確。還提供對檔案數(shù)據(jù)目錄的批量處理。

2 數(shù)據(jù)檢測

對采集的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行真實性、完整性、可用性、安全性的檢測。

3 數(shù)據(jù)整理

對歸檔電子檔案目錄、門類進(jìn)行整編、管理、變更。

對于電子檔案的文件格式，根據(jù)需求批量進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換。

維護(hù)電子檔案內(nèi)在關(guān)聯(lián)。

4 檔案入庫

將整理好的電子檔案進(jìn)行入庫。

5 數(shù)據(jù)統(tǒng)計

對電子檔案歸檔情況進(jìn)行統(tǒng)計，可以按照全宗、門類、文件格式、開放程度、年度等進(jìn)行統(tǒng)計。

6 日志管理

對電子檔案歸檔中的所有操作都記入日志。

7 檔案設(shè)置

對于歸檔中的需要配置的信息進(jìn)行設(shè)置。

電子檔案管理

1 數(shù)據(jù)采集

提供在線和離線方式，采集用戶提供的檔案資料，系統(tǒng)提供各種類型事項的電子檔案的采集方式。

2 數(shù)據(jù)檢測

可以定期或批量對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行真實性、完整性、可用性、安全性的檢測。

3 檔案整理

對電子檔案以卷、件等方式進(jìn)行管理。

整理界面著錄允許檔案管理員通過系統(tǒng)維護(hù)管理功能進(jìn)行各個類別檔案著錄界面自定義，包括設(shè)定著錄字段的位置、長度、默認(rèn)值、字體大小、標(biāo)簽顏色等內(nèi)容。檔案著錄界面提供保存、新增、復(fù)制、上一條、下一條、首條、末條、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、文件掛接及數(shù)字化掃描等功能。

還可以進(jìn)行手工檢查，數(shù)據(jù)手工檢查包括對全文數(shù)據(jù)能夠核對圖像的質(zhì)量、圖像與目錄的掛接是否準(zhǔn)確、條目數(shù)據(jù)是否符合著錄格式等的檢驗。

4 檔案銷毀

對系統(tǒng)中存在且不需要再使用的檔案資料進(jìn)行銷毀。

銷毀檔案一種是已到保存時限，另一種因其他原因需要銷毀。檔案的保存時間要有一定的期限，根據(jù)需要設(shè)定其有效期，對于超出有效期的檔案可以進(jìn)行銷毀。

首先需要進(jìn)行銷毀鑒定,銷毀鑒定即對鑒定為銷毀的檔案進(jìn)行銷毀登記的工作，被銷毀的檔案在編目管理界面中的相應(yīng)編目表的記錄信息其檔案實體狀態(tài)將自動變?yōu)椤凹轰N毀”。

系統(tǒng)可以銷毀當(dāng)前記錄，由用戶填入銷毀原因、原保管期限、銷毀日期、小組意見、負(fù)責(zé)人簽章、監(jiān)毀人簽章等信息，也可以批量銷毀。

銷毀方式有兩種，一種是徹底銷毀，系統(tǒng)對需要徹底銷毀的檔案采用數(shù)據(jù)軟銷毀的方式，使用數(shù)據(jù)覆寫的方法達(dá)到銷毀檔案數(shù)據(jù)，根據(jù)檔案密級，可以選擇不同的覆寫次數(shù)，達(dá)到保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的目的。另一種是臨時銷毀，是將檔案轉(zhuǎn)儲到銷毀檔案庫中，并為銷毀的檔案數(shù)據(jù)設(shè)定恢復(fù)參數(shù)，只有具有相關(guān)操作權(quán)限的操作人員才可以恢復(fù)臨時銷毀的檔案數(shù)據(jù)。

5 檔案鑒定

對系統(tǒng)中到期的檔案資料進(jìn)行鑒定。

檔案到保管期限后，經(jīng)過鑒定，確定是銷毀還是繼續(xù)保存。

對于密級到期的，經(jīng)過鑒定，決定是解密公開，還是更改密級繼續(xù)保存。

6 檔案編研

通過流程對檔案進(jìn)行編研，并記錄編研成果。

7 電子檔案移交

選擇要移交的檔案，將其電子文件及原文生成移交文件，并通過在線方式向上級檔案部門（數(shù)據(jù)中心）移交數(shù)據(jù)。檔案工作人員移交檔案時可自定義添加移交條件，可選擇移交內(nèi)容是否包含原文以及是否能夠再次移交，并可打印移交日志。

8 電子檔案接收

接收單位（數(shù)據(jù)中心）收到上報的數(shù)據(jù)后，由檔案館管理人員在系統(tǒng)中將上報數(shù)據(jù)接收到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的過程。在操作上，是檔案移交的逆向過程。用戶可選擇顯示接收檔案的概要信息。對于通過審核的數(shù)據(jù)將接收進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)中心，未通過審核的數(shù)據(jù)將退回檔案室，并填寫退回原因。

9 檔案檢索

資料查詢和檢索是電子檔案信息利用的重要組成部分，在當(dāng)前建設(shè)的系統(tǒng)里，系統(tǒng)要實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫查詢：簡單查詢，帶復(fù)雜條件的專業(yè)查詢。

面對普通用戶，提供關(guān)鍵字方式的簡單查詢。同時，針對大數(shù)據(jù)量級的內(nèi)容（全文）查詢，能夠在大數(shù)據(jù)量情況下，進(jìn)行快速響應(yīng)。

10 檔案統(tǒng)計

統(tǒng)計是以表冊或數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的發(fā)展過程及其一般規(guī)律的工作，同時也可以讓檔案管理人員隨時掌握館藏情況。系統(tǒng)實現(xiàn)了統(tǒng)計檔案館保存檔案、利用檔案的情況，并將統(tǒng)計結(jié)果以報表形式打印出來。

１）統(tǒng)計表

檔案統(tǒng)計用于檔案管理員對本單位檔案室的各類檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計，并制作各種檔案年報。

檔案統(tǒng)計能夠提供較完善的年報錄入、管理等功能，所形成的年報報表符合國家標(biāo)準(zhǔn)，并可形成上報盤上報給上級主管單位，同時可接受下級單位上報來的數(shù)據(jù)，并可對報來的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總。

能夠?qū)崿F(xiàn)用戶定義年報數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)的對應(yīng)，實現(xiàn)相關(guān)年報數(shù)據(jù)的自動生成，減少管理人員的年報匯總工作量。

２）統(tǒng)計圖

檔案統(tǒng)計能自動對錄入系統(tǒng)的檔案庫內(nèi)的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，并可根據(jù)定制的統(tǒng)計方案形成各種統(tǒng)計圖表，如打印直方圖、餅圖、柱狀圖等?？梢酝耆娲?/font> 以往由檔案人員手工進(jìn)行的統(tǒng)計工作。

11 流程管理

流程管理實現(xiàn)部分檔案業(yè)務(wù)整體或局部流程圖形化流程自定義功能，支持的流程管理包括借閱管理申批流程、檔案鑒定審批流程等。系統(tǒng)可靈活設(shè)置流程的環(huán)節(jié)、環(huán)節(jié)對應(yīng)的操作人員以及詳細(xì)的操作權(quán)限。

1）工作流創(chuàng)建配置

根據(jù)檔案流轉(zhuǎn)的過程，調(diào)用工作流組件，配置檔案流轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)點，結(jié)合組織機(jī)構(gòu)與用戶角色的關(guān)系，控制各環(huán)節(jié)處理用戶，并根據(jù)檔案數(shù)據(jù)限定各個環(huán)節(jié)處理人處理的檔案的確定性。支持同一流程對多個檔案的處理。

2）工作流發(fā)布

對已經(jīng)創(chuàng)建好的流程進(jìn)行業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，并將工作流發(fā)布到工作流組件中。

3）工作流轉(zhuǎn)

相關(guān)工作通過流程進(jìn)行處理。

電子檔案利用

開發(fā)利用主要提供檔案管理人員對大量歸檔信息方便地提供用戶使用進(jìn)行提煉、使用管理等方面的功能。包括：檔案檢索、借閱管理等功能。

如下圖所示，其中檔案檢索主要提供檔案管理人員對檔案數(shù)據(jù)的檢索查詢功能。

借閱管理針對檔案實體提供借閱的登記、歸還和催還管理，輔助檔案管理員方便地完成借閱的工作。

更多的軟件詳情請致電400-090-2005 解讀顧問：趙慶錦

PK項目	評價標(biāo)準(zhǔn)	運籌軟件	其他品牌
品牌認(rèn)知	成立時間長、專業(yè)度高、堅持管理思想指導(dǎo)軟件，軟件系統(tǒng)服務(wù)企業(yè)管理；堅持技術(shù)創(chuàng)新、服務(wù)企業(yè)為本，不投機(jī)取巧，不炒作熱點。	10余年專注企業(yè)管理軟件研發(fā)，融入世界管理大師的先進(jìn)管理思想，幫助企事業(yè)單位建立以客戶為中心的經(jīng)營理念、組織模式、業(yè)務(wù)規(guī)則及評估系統(tǒng)，形成一套整體的科學(xué)管控體系。	成立時間短，風(fēng)投注資成立，注重營銷，炒作概念，只顧發(fā)展用戶注冊量，能圈更多的錢。
行業(yè)案例	高端行業(yè)越多越好，理念先進(jìn)，精細(xì)化管理，經(jīng)驗豐富，見多識廣，專家顧問型團(tuán)隊；堅決杜絕“粗放式、簡單化”管理。	高精尖企業(yè)管理規(guī)范、理念超前，引領(lǐng)作用強(qiáng)，浪潮集團(tuán)、中國移動、華誼兄弟、中國高鐵、國家儲備糧集團(tuán)等都是運籌典型客戶。	專注模式簡單、松散管理的入門級產(chǎn)品，粗放式鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)加工廠，信息化普及程度低的客戶最多、人員最多。
功能強(qiáng)弱	CRM、OA、ERP、HR、SCM、微商城、APP、BPM等高度集成，整套企業(yè)管理體系，可以臨時不用，但不能沒有，否則后期對接后患無窮。	提供一體化管理系統(tǒng)，可分割使用，亦可集成使用。全面不失細(xì)致，通過一套軟件即可掌控企業(yè)的人、財、物，產(chǎn)、供、銷，運籌行業(yè)專用系統(tǒng)更強(qiáng)大，沒有我們做不到，只有你想不到。	只提供部分功能，典型的“信息孤島”，碎片化管理，不成體系。簡易、low，成了他們的代名詞。好的管理體系不只是考勤、錄客戶、事務(wù)審批這么簡單。
個性定制	優(yōu)秀的企業(yè)都有自己的獨特管理體系，這就需要個性化的軟件系統(tǒng)支撐，就像衣服“高級定制”，“量體裁衣”，精品永遠(yuǎn)是王道。	行業(yè)定制+企業(yè)個性，運籌軟件服務(wù)30多個行業(yè)，提供雙定制產(chǎn)品及服務(wù)，我們堅信每個企業(yè)都是獨一無二的，互聯(lián)網(wǎng)思維，才是中國企業(yè)發(fā)展根本。	典型特征：千篇一律，千人一面?？傮w來說就是信息化管理的V1.0版，大眾普及化產(chǎn)品，永遠(yuǎn)只會在低端市場活躍。
方便實用	符合人體工程學(xué)、管理工程學(xué)，工作習(xí)慣，編輯習(xí)慣、閱覽習(xí)慣，眾多前沿客戶、工程師驗證優(yōu)化。	8種色系，隨心選擇，界面風(fēng)格統(tǒng)一，適應(yīng)設(shè)計潮流，一看即會，觸類旁通，系統(tǒng)越是高深，表現(xiàn)越要淺顯易懂。	過度美化，犧牲統(tǒng)一，簡單的東西為了體現(xiàn)豐富化，只能在表現(xiàn)形式上多變花樣，與管理方向南轅北轍。
可擴(kuò)展性	企業(yè)所有管理體系工具盡可能都納入軟件系統(tǒng)，全面拋棄各種Excel表格數(shù)據(jù)填報、統(tǒng)計、下載查看的搬運工模式。	門戶、場景、菜單、圖標(biāo)、語言、色系、表單、流程、字段、報表、app、數(shù)據(jù)引用、公式運算、自定義業(yè)務(wù)函數(shù)、回寫、校驗、權(quán)限、消息、預(yù)警、定時或觸發(fā)任務(wù)均可自定義配置。	有用沒用的功能都在刷存在感，換色、換門戶、換圖標(biāo)、換菜單名稱、換表單字段、換可選項、換報表、自定義業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)引用、回寫，想都不用想，因為架構(gòu)所限沒法實現(xiàn)。
周期風(fēng)險	無論簡單需求，復(fù)雜需求，都有專業(yè)項目實施方案、配備項目經(jīng)理把控進(jìn)度、需求調(diào)研、個性化配置、安裝、培訓(xùn)、上線、優(yōu)化。	周期短，簡單需求1周內(nèi)完成配置、培訓(xùn)，系統(tǒng)可拆分、可組合；預(yù)算有限的情況下可總體規(guī)劃，分期購買。首期滿足核心需求，后期逐步拓展。	簡單需求較短，復(fù)雜需求難以確定，因為二次開發(fā)涉及費用核算、雙方匯報、審批，討價還價、驗證測試、BUG修復(fù)、綜合成本高、風(fēng)險大。
系統(tǒng)集成	專業(yè)的管理系統(tǒng)工程一定是高度集成的，開放的接口，保持生態(tài)鏈良性發(fā)展。	集成呼叫中心、第三方ERP、OA、視頻會議、單點登錄、網(wǎng)銀在線支付、微信、短信、Email、身份認(rèn)證等。	大多為在線租用云部署模式，封閉式架構(gòu)、不對外開放，不支持二次開發(fā)、第三方應(yīng)用集成。
售后服務(wù)	專業(yè)考評工程師服務(wù)，支持遠(yuǎn)程協(xié)助、上門服務(wù)、駐場實施，與購買需求有偏差能及時響應(yīng)。	項目組管理服務(wù)，用戶滿意度考評。超過購買需求30%以內(nèi)，免費提供服務(wù)。超出部分核算工作量，按工時成本計費。	超過購買需求，不僅無免費服務(wù)。有的收費也難滿足需求，二次開發(fā)也不是想做就能做，需要依賴于強(qiáng)大的平臺支撐。
價格成本	本地部署、云部署，使用沒有本質(zhì)區(qū)別，產(chǎn)權(quán)性質(zhì)類似買房、租房，主要是隨心所欲可定制度的差別、資產(chǎn)和費用的區(qū)別。	可租可售，同等品質(zhì)水準(zhǔn)比同行價低50%，通用普及版、行業(yè)專用版、高端定制版按需合作。運籌軟件的經(jīng)營理念：質(zhì)優(yōu)價廉，童叟無欺。	租用版抱著試試看的態(tài)度選擇者居多，這也是圈用戶的套路，只租不售，按年收費，表面便宜，實屬不然，3年的錢足夠買永久授權(quán)。